Communicatie in de 21e eeuw is met je oor op straat liggen. Luisteren naar het maatschappelijk humeur. De opkomst van de sociale media, en daarmee de kritische consument, zorgt er voor dat ontwikkelingen zich steeds sneller opvolgen. Doelgroepdenken lijkt daarmee voorbij, en timing en initiatief liggen steeds minder bij communicatie. Gooi het communicatieplan maar weg, want het is achterhaald voordat je het af hebt. Aldus Betteke van Ruler, auteur van het reflectieve scrummodel.

Scrum, een alternatieve methode van projectmanagement, is een vorm van co-creatie. Scrum betekent: werken in multidisciplinaire teams, resultaatgericht, transparant, korte sprints en bijstellen van acties waar nodig. Het is een manier van werken die past bij communicatieve organisaties die transparant, effectief, toegankelijk, responsief, adaptief, accountable en efficiënt zijn, of daarnaar streven.

Wanneer scrum je en met wie?
Scrum is een projectmanagementmethode die zich bij uitstek leent voor snelkookpansituaties en complexe projecten met een duidelijke deadline. Denk aan een congres dat snel moet worden georganiseerd, of ontwikkeling en implementatie van een nieuwe online strategie. Met scrum kom je sneller tot concrete resultaten. Doordat je voortdurend kunt bijsturen voorkom je dat er tijd en budget wordt besteed aan zaken die bij nader inzien niet haalbaar of belangrijk blijken te zijn.

Scrummen doe je met een zelfsturend en multidisciplinair team, waarvan de leden primair op vakinhoudelijkheid zijn geselecteerd. De scrummaster managet het proces. Hij/zij is nadrukkelijk geen projectleider; het team als geheel is verantwoordelijk voor het resultaat. Essentieel hierbij is dat de klant zich committeert als product owner.

Hoe scrum je?
Wat je bij scrummen in ieder geval niet doet, is lang vergaderen. Meerdere keren per week houdt het team een korte meeting van 15 minuten, de Daily Scrum genoemd. Het doel van deze meeting is zorgen dat het team zo effectief mogelijk bezig is. Iedereen vertelt wat hij/zij heeft gedaan, gaat doen, en wat de problemen zijn. De voordelen? Transparanter kun je het niet krijgen. Alle teamleden zijn verantwoordelijk, en iedereen draagt bij aan het resultaat. Scrummen scheelt tijd en geld, omdat acties snel kunnen worden bijgestuurd. Teamleden zijn volledig op de hoogte. Er is vrijwel geen ruis in het communicatieproces.

Wat betekent dat in de praktijk?
Het is essentieel dat opdrachtgevers zich committeren: zij moeten mandaat en budgetverantwoordelijkheid hebben, zodat de ‘flow’ in het project ongestoord zijn werk kan doen. Bij scrum draait het om vertrouwen, goede communicatie en effectieve samenwerking. Wil je een communicatieve organisatie zijn, en voorzichtig met geld en tijd omgaan? Scrum helpt hierbij.